Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) By Hemmud Fachan Ibnu Hasab

Tue, 22/12/2009 - 12:25am — han_ipb

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Bisnis

“ Membangun Workgroup Information System Produksi Padi Pandan Wangi”

Disusun oleh :
Kelompok Manager Sumber Daya Manusia Padi Pandan Wangi
1. Rd. Ladia Inizianti C44062829
2. Nita Sri Kurniawati C44062844
3. Hemmud Farchan Ibnu Hasan H34070019

Dosen : Ibu Eva Yolynda Aviny SP, MM

Departemen Agribisnis
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
2009
DIVISI SDM (SUMBER DAYA MANUSIA)

Workgroup Information Systems ialah suatu bentuk sistem yang dalam menjalankan fungsinya terdiri dari beberapa orang yaitu berupa sekelompok tim kecil yang saling berkolaborasi dalam proyek atau aplikasi yang sama, memiliki aturan yang mengatur fungsi grup dan anggotanya serta standarisasi peran untuk setiap anggota dalam organisasi tersebut, Workgroup Information Systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Dalam divisi sumber daya manusia, terdapat beberapa workgroup yang bertugas untuk meningkatkan kemampuan dan produktivitas personalia guna menunjang kelancaran suatu produk. Workgroup tersebut akan mengatur dan mengembangkan kemampuan sikap mental SDM yang memiliki potensi serta motivasi yang kuat untuk berprestasi dalam bidangnya di suatu usaha produk.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakandberbagaidinformasivyangvdiperlukan.

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel.namungjugaflebihfkakuddengandaturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum,

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data
• Program data entry
• Pedoman data entry
• Penerimaan kuesioner/hasil lab.
• Pedoman coding (code book)
• Pedoman editing
• Editing & coding
• Entry data (back up)
• Penyimpanan kuesioner/hasil lab
• Pedoman clening data
• Cleaning data
• Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
Analisis sistem (system analisis) yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desaian sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Langkah-Langkah Analisis Sistem
• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
• Analyze, yaitu menganalisis sistem
• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

Mengidentifikasi Masalah (Langkah 1)
• Tugas-tugas dalam mengidentifikasi masalah
• Mengidentifikasi Penyebab Masalah
• Mengidentifikasi Titik Keputusan
• Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada (Langkah 2)
• Menentukan Jenis Penelitian.Meliputi: wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel
• Merencanakan Jadual Penelitian (Who, When, Where, What, How)
1. Mengatur Jadual Wawancara
2. Mengatur Jadual Observasi
3. Mengatur Jadual Pengambilan Sampel
• Membuat Penugasan Penelitian
• Membuat Agenda Wawancara
• Mengumpulkan Hasil Penelitian

Menganalisis Hasil Penelitian
• Menganalisis Kelemahan Sistem
1. Menganalisis Distribusi Pekerjaan
2. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan
3. Menganalisis Keandalan
4. Menganalisis Dokumen
5. Menganalisis Laporan
6. Menganalisis Teknologi
• Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai/Manajemen, Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belum cukup. Tugas lain dari analis sistem yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya

Membuat Laporan Hasil Analisis
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan ke steering committee yang seterusnya diserahkan ke manajemen

Tujuan utama penyerahan laporan ke manajemen
• Bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
• Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
• Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).
2. Riset Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
Secara umum riset dijalankan dengan tujuan menghasilkan informasi. Secara khusus pengertian/definisi riset SDM belum banyak di jadikan buku teks. Hal ini sangat berbeda dengan riset pemasaran yang banyak ditulis para akademisi. Sebenarnya ensesi proses riset SDM tidak jauh berbeda dari riset pemasaran. Riset SDM dapat didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perencangan, pengumpulan, penganalisisan dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengidentifikasikan, pemecaahan masalah dan penentuan peluang dalam SDM
Beberapa poin utuama yang termuat dalam pengertian riset SDM dapat disebutkan dibawah ini :
 Terdiri atas beberapa tahap-merupakan suatu proses
 Hasil akhir berupa informasi, dan
 Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM
Riset SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai “kompas (alat bantu) pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi criteria releven, akurat, reliable, valid dan actual, yang berguna bagi menajemen. Releven berarti informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah riset SDM. Akurat menunjukan tingkat atau derajat ketepatan informasi yang diberikan. Reliable berartiinformasi tersebut dapat diandalkan/dipercaya kebenarannya. Valid artinya informasi tersebut memiliki kekonsistenan. Actual artinya informasi masih baru atau tidak ketinggalan zaman, sehingga masih sesuai dengan konteks waktu saat keputusan akan dibuat.

2.1 Pelaku Riset SDM
Riset dibidang SDM bias dijalakan sendiri oleh perusahan atau dikontrakan kepihak luar. Karenan umumnya bagian riset SDM dijadikan satu dengan bagian SDM, orang-orang SDM lah yang biasanya menjalan riset, dibantu karyawan penelitian dan pengembangan. Kadang kala manajer riset sendiri yang berperan sebagai periset SDM. Hal ini tidak jadi masalah, sejaul manajer SDM memiliki kemampuan riset atau memahami proses riser yang benar dan punya waktu untuk menjalankannya. Sebaliknya jika perusahan menhadapi kendala sumberdaya untuk melakukan riset SDM sendiri, manfaatkan saja pihak luar, seperti melakuakn kontrak dengan perusahan riset. Tentukan saja, perusahan harus memiliki perusahan riset reliable sehingga dapat dihasilkan informasi yang berguna bagi manajer SDM.

2.2 Tahap-Tahap Riset SDM
Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang system matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu dipahami bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.
Dalam buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa dilalui dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.
Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset (Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap keempat- yaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset. Bab-bab selanjutnya dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.

2.3 Masalah-Masalah Riset SDM
Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus. Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang lingkupnya, masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang berhubungan dengan lingkungan makro atau lingkungan luar (politik,ekonimi,social,budaya,hokum) dan masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen, promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).
Contoh masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR dibayar dan berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan contoh masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas denagn jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam pelatihan atau training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika karyawan direkrut, sehingga perusahan peru melakukan riset sendiri untuk memperoleh informasi.
Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004) riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang spesifik (disesuaikan dari Malhotra,2004)

2.4 Pembagian Desain Riset SDM
Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif, dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang berbeda-beda. Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui permasalahan awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori dapat dilakukan sedangakn jika informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bias diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang dinginkan diperoleh adalah menguji hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.

2.5 Riset Eksploratori
Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris “to explore” (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat “meraba-raba” masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya. Hasil riset eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan jenis informasi yang dibutuhkan.
Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis. Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak lanjuti dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.

2.6 Riset Deskriptif
Riset deskriptif berasal dari kata “to describe” (berarti menggambarkan), bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja, tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang dijalankan sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori dan riset deskriptif dilakukan berurutan.
Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja karyawan. Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi yang menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas, ada-tidaknya perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif relative banyak dilakukan dalam riset SDM.

2.7 Riset Kasual
Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris “to cause” yang berarti menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable yang memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang dipengaruhi oleh perubahan variable independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas kerja karyawan, tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan sebagainya.
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
HRD (Human Resource Department)

Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
1. Seleksi dan Rekrutmen.
Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development).
Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit.
Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
a. Subsistem penggajian
Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas” beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM. Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan.
Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristika lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidah-kaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan. Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa. Sistem Gaji dengan pendekatan “kuantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
b. Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
a. Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
b. Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
c. Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
d. Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
e. Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
f. Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis
Sedangkan manfaat khusus dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :
• Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama.
• Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
• Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
c. Ruang Lingkup Pelaksanaan
Ruang lingup penyusunan Sistem Gaji mencakup :
1. Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
o Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
o Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
o Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :
o Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
o Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
o Penyusunan Skala Gaji Pokok
3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counter-part).
4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keakhlian.
5. Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6. Pembuatan Laporan Akhir
7. Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management).
Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
5. Perencanaan Karir (Career Planning).
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations).
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management.
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS.
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawabdkebutuhandbisnisddalamsorganisasi.

Analisis Perusahaan
Perusahan beras pandan wangi yang kami analisis adalah PT. Hasil Bumi Indonesia yang dimiliki oleh Tn. Anto Akhmad yang beralamat di Jl. Tanjung Awar-awar, desa Remen Tuban dan lamongan 65135 Jawa Timur Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam nidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya.
Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.
d. Persiapan
PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutyuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)
1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika
2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen
3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen
4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi
5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)
1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro
2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika
3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika
4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen
5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :
Persyaratan
1. Umum
- Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.
- Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.
- IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.
- Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.
- Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).
- Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.
- Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.
- Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.
c . Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi.
1) General Aptitude test (GAT).
2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3) Wawancara.
4) Tes kesehatan.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :
1. Pembinaan Kedisiplinan.
2. Pengenalan Perusahaan.
3. Pembidangan.
4. On The Job training (OJT).
5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection
PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.
e. Jenjang karir
Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.
PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.

Kesimpulan:
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan.
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.